Profesjonalizm to nie tylko wiedza merytoryczna, ale również świetna organizacja. Przygotowując się zatem do spotkania biznesowego, należy wziąć pod uwagę nie tylko temat i charakter zebrania, ale również odpowiednią lokalizację i warunki. Na początek warto zastanowić się nad przestrzenią, w której się odbędzie. Dobrym wyborem jest sala konferencyjna Szczecin to jedno z miast, w którym można ją zarezerwować np. w jednym z hoteli. Przed rozpoczęciem spotkania warto zobaczyć ją na żywo, upewniając się, że jest dostosowana do charakteru spotkania. Znaczenie ma nie tylko jej wygląd, ale również rozmieszczenie krzeseł, stołów czy dodatkowe wyposażenie.
Poza wyglądem sali należy przemyśleć kwestię przekąsek, a nawet ciepłych posiłków. Druga opcja jest dobrym rozwiązaniem, jeśli spotkanie będzie dłuższe niż kilka godzin. Bezwzględnie należy zadbać o dostarczenie wody oraz ekspresu, aby uczestnicy spotkania mogli napić się ciepłej kawy lub herbaty. Warto też zadbać o odpowiednią zastawę, która umożliwi przygotowanie takich napojów. Na koniec warto zastanowić się nad kwestią wyposażenia umożliwiającego przeprowadzenie spotkania. Jeśli firma planuje jakąś prezentację, koniecznie w pomieszczeniu muszą znaleźć się rzutnik oraz komputer. Wcześniej należy sprawdzić, czy sprzęt działa poprawnie. W przeciwnym razie zebranie może się niepotrzebnie przedłużać, a w przypadku negocjacji wywołać negatywne wrażenie u klienta. Obowiązkowo należy zadbać o dostęp do internetu.
